Jobbeskrivelse af en kontorleder med sekretærfunktioner: funktioner og krav

Selv med et lille personale, der kun inkluderer lederen af ​​virksomheden og dets medarbejdere, er der behov for en ansvarlig medarbejder, der ville være den organiserende kraft, der er i stand til at styre og kontrollere arbejdsprocessen - denne idé bestemmer teksten til joblederens jobbeskrivelse.

En sådan position kræver, at ansøgeren har et sæt specifikke færdigheder og passende uddannelse samt evnen til at interagere med mennesker. Denne liste med krav er dog ikke begrænset til.

Job beskrivelse

Allerede på stadiet med at ansøge om en stilling kan en kandidat gøre sig bekendt med en lovgivningsmæssig handling, der regulerer hans rettigheder, pligter og ansvarsområde i en virksomhed. Et sådant dokument kaldes jobbeskrivelse. Det består af fem hovedafsnit:

1. Generelle bestemmelser De indeholder alle organisatoriske oplysninger: virksomhedsnavnet, den holdning, den strukturelle enhed, som den tilhører. Det angiver også underordnelse, proceduren for udfyldelse af en stilling og afskedigelse samt uddannelses- og kvalifikationskrav.
2. Pligter. Dette afsnit viser medarbejderens ansvarsområder samt hvordan man implementerer dem.
3. Medarbejdernes rettigheder, det vil sige alle de ekstra funktioner, der bidrager til effektiv udførelse af opgaver.
4. Et ansvar. I overensstemmelse med dette afsnit beslutter ledelsen vurderingen af ​​kvaliteten af ​​arbejdskraft, forfremmelse eller bøde.
5. Forholdet. Dette afsnit styrer al kommunikation med eksterne og interne enheder, der kan opstå fra medarbejderen i udøvelsen af ​​hans funktioner.

Principper for at skrive jobbeskrivelser

Det normative grundlag for udarbejdelse af sådanne dokumenter er Kvalificeringsregisteret for stillinger som ledere, specialister og andre ansatte (1998). Under udviklingen blev der lagt stor vægt på beskrivelsen af ​​positionen og betingelserne for medarbejderen til at udføre sine opgaver. Arbejdsdetaljerne er inkluderet i titlen på dokumentet, for eksempel "Jobbeskrivelse af sekretæren" (kontorchef eller hovedkontor).

Derudover, hvis der er to stillinger med de samme navne, men med forskellige opgaver, bør der udarbejdes forskellige dokumenter, der afspejler disse forskelle. Jobbeskrivelserne for personalets kontorchef er visse forskelle fra den samme lovgivningsmæssige handling for sekretæren.

Krav til Office Manager

En eller anden måde bliver en kandidat til en stilling nødt til at lede mennesker. Det kan kun være et par mennesker i en lille virksomhed eller hele det administrative personale i en stor virksomhed. Naturligvis skal ansøgeren være en selvsikker pc-bruger og være i stand til at arbejde med andet kontorudstyr (scanner, printer eller fax). Kontorlederen er ofte en repræsentant for virksomheden, så en obligatorisk tale og evnen til at skrive forretningsbreve er en forudsætning. Meget ofte kræver virksomheder, at sådanne medarbejdere kender det grundlæggende i papirarbejde og arbejdsret. Kendskab til mindst et fremmedsprog er stadig en ønskelig færdighed, men når du ansøger om en stor virksomhed, er dette allerede et af de obligatoriske krav.

I nogle tilfælde skal kontorlederen kombinere sine opgaver med andre medarbejders funktioner. Dette fører til en stigning i krævede færdigheder. Så en kontorleder med en bogholderes funktioner skal have en passende uddannelse og have særlige programmer.

Hovedansvar

En typisk jobbeskrivelse af en kontorleder med sekretærfunktioner inkluderer følgende emner:

• behandling af mail, både indgående og udgående; deres omfordeling inden for virksomheden;
• kontrol med tidspunktet for opfyldelse af forpligtelser i henhold til kontrakter og aftaler;
• foretage udgående og modtage indgående opkald;
• arbejde med klienter og repræsentanter for partnerfirmaer;
• overvågning af tilgængeligheden af ​​nødvendige papirvarer;
• vedligeholdelse af kontorudstyr i funktionsdygtig tilstand og tilkaldelse af specialister i tilfælde af sammenbrud;
• fordeling af tid inden for arbejdsplanen (i nogle tilfælde for hovedet);
• organisering af nødvendige arrangementer (møder, konferencer, forretningsrejser, firmafester);
• mødelogging;
• opdatering og genopfyldning af nyt indhold på virksomhedswebstedet.

Denne liste inkluderer kun grundlæggende krav. Andre genstande kan tilføjes i overensstemmelse med det specificerede i den indgåede arbejdskontrakt. Jobbeskrivelsen for en kontorleder med funktionen som en personaldirektør, for eksempel, kræver, at en medarbejder opbevarer og leverer al regnskabsdokumentation rettidigt eller at erstatte lederen for personaleafdelingen i tilfælde af hans fravær.

Yderligere ansvar

Ud over hovedfunktionerne indeholder jobbeskrivelsen til kontorlederen en liste over forskellige ansvarsområder, som kan variere afhængigt af virksomhedens anvisninger. Det kan være nødvendigt, at en kontorleder arbejder med administrative myndigheder, dvs. at få tilladelse til at udføre handel, åbne en filial af et firma eller datterselskab osv.

En af de mest afgørende opgaver er den faktiske ledelse af virksomheden i mangel af dens direktør. Dette er naturligvis kun muligt, hvis medarbejderen har etableret sig som en ansvarlig og pålidelig person at stole på. Derudover indeholder kontorlederens jobbeskrivelse ofte en klausul om behovet for at udarbejde en generel fuldmagt. Et sådant dokument kan for eksempel kræves for at modtage postemner af høj grad af betydning.

Uformelle krav

Store virksomheder tillader normalt på forhånd at gøre sig bekendt med eksemplet på jobbeskrivelsen af ​​kontorlederen for kandidater til denne stilling, så de er fuldt ud klar over listen med krav og ansvar.

Men selv ved sådanne beføjelser skal ansøgeren forstå, at han forbliver en af ​​de mange ansatte i virksomheden. I denne forbindelse skal man ikke glemme, hvad der ikke er beskrevet i jobbeskrivelsen. En kontorleder med en sekretærs funktioner skal være en person, der har en delikat sans for tid for at kunne distribuere den efter behov.

Opgaver til organisering af arbejdsgangen

Det vigtigste krav til hans arbejde er effektivitet, og derfor er en person, der har en sådan stilling, forpligtet til økonomisk at forbruge kontormaterialer for at kontrollere mængden af ​​forbrugt elektricitet.

For andre ansatte er kontorsjefen næsten på niveau med hovedet. I kraft af dette skal han sikre, at arbejdsforholdene er i overensstemmelse med accepterede sanitære standarder og sikkerhedsregler. Endelig får kontorlederen, når han udfører sine opgaver, adgang til klassificerede dokumenter, så et af kravene er underskrivelsen af ​​en aftale om ikke-oplysning om forretningshemmeligheder eller andre oplysninger, der kan skade virksomhedens markedsposition.

Office Manager-rettigheder

Naturligvis giver udførelsen af ​​et sådant antal opgaver en medarbejder mulighed for at udøve særlige rettigheder. De er også stavet i jobbeskrivelsen for kontorlederen. Essensen af ​​nogle af dem, såsom evnen til at få adgang til fortrolige oplysninger, stammer direkte fra behovet for at udføre deres jobansvar. Andre er forbundet med magt privilegier. Kontorlederen har således ret til at kræve af resten af ​​medarbejderne at rette de fejl, der er begået af dem i uagtsomhed i produktionsdokumenterne, for at fastlægge størrelsen af ​​incitamentet eller anvende sanktioner for uagtsomhed.

Ofte er kontorlederen forbindelsen mellem medarbejdere og beslutningstagere. En sådan position giver ham mulighed for at opnå bedre arbejdsvilkår og fremlægge kollektive ønsker for at forbedre kvaliteten af ​​arbejdet i både en bestemt afdeling og virksomheden som helhed.

Funktioner i jobbeskrivelsen for kontorchef for salgsafdelingen

Kontorledere har længe været uundværlige i store og ikke-så store virksomheder, så de har brug for nogle særlige færdigheder for at udfylde en sådan ledig stilling. En almindelig sag er, når flere kontorledere med specielle funktioner, der overvåges af en, arbejder på samme virksomhed. Deres jobbeskrivelser falder i det væsentlige sammen, men adskiller sig i et andet sæt funktioner.

Så hvis kontorlederen arbejder i salgsafdelingen, kan hans jobbeskrivelse indeholde emner som:

• søg efter nye salgssteder;
• sporing af ændringer i efterspørgselsstrukturen;
• forberedelse af rapporteringsdokumenter om perfekt salg;
• direkte arbejde med klienten for at modtage ordrer og deres efterfølgende behandling;
• arbejde med at informere kunder om mulige ændringer i sortimentet af varer og omberegning af priser;
• tilrettelæggelse af nødvendige møder;
• underskrivelse af kontrakter om levering af varer.

Yderligere krav kan være relateret til de specifikationer for de varer, der tilbydes af virksomheden. Hvis virksomheden er forbundet med salg af fast ejendom, kan kontorlederens opgaver omfatte udarbejdelse af informationshæfte og udarbejdelse af specifikke dokumenter.

Office Manager Ansvar

I tilfælde af manglende opfyldelse af hans pligter, når han begår lovovertrædelser, herunder afsløring af forretningshemmeligheder eller udførelse af andre handlinger, der er skadelige for virksomhedens image, er kontorsjefen ansvarlig i overensstemmelse med normerne i de administrative, civile og strafferetlige regler. Hvis der blev forårsaget væsentlig skade på organisationen, pålægges straffen i overensstemmelse med bestemmelserne i arbejdsreglerne.