Eksempel på arkivist jobbeskrivelse

En arkivmedarbejders position kaldes arkivaren. En specialist på dette område har som hovedopgave at organisere selve arkivets arbejde og dokumentation i det. Sådanne fagfolk er nødvendige, uanset hvor der er en stor omsætning af officielle papirer, især i organisationer, der er relateret til forsikring, finans og især hos statslige virksomheder. Det vigtigste dokument, som den nye medarbejder skal henvise til, er jobbeskrivelsen for arkivaren.

Generelle bestemmelser

Kun virksomhedslederen kan acceptere eller afskedige arkivaren. Desuden skal han først og fremmest henvise til landets nuværende lovgivning. Instruktionerne skal angive den person, der er den direkte chef for den specialist, der besidder denne stilling.

For at arbejde som arkivar skal en person have en grundlæggende erhvervsuddannelse, og derefter kan han accepteres i en stilling, selv uden erfaring på dette område. Der er en mulighed for, at en person med sekundær eller almen uddannelse får et job, men så skal han modtage særlig uddannelse i denne retning. Arbejdserfaring for denne stilling er valgfri.

Hvad skal man vide

Jobbeskrivelsen for virksomhedens arkivar antyder, at medarbejderen skal have en vis viden: Han er forpligtet til at studere reglerne, instruktionerne og hele listen over juridiske dokumenter, der vedrører forretningsførelse i arkivet i denne organisation. Derudover skal han vide, hvordan han skal opbevare, bruge dokumenter og også i henhold til hvilke standarder han skal acceptere og udlevere dem. Hans viden bør omfatte et enkelt statssystem for kontorarbejde. Derudover skal han forstå, hvordan beskrivelserne af de lagrede dokumenter udarbejdes, hvilke af dem der skal opbevares permanent, og hvilke kun midlertidigt, og også udarbejde handlinger vedrørende deres ødelæggelse.

Stillingsbeskrivelsen for assistentarkivaren indebærer, at han skal vide, hvordan tingene gøres, efter hvilke regler de er forberedt til fremtidig brug og sikkerhed, hvordan poster føres og erklæringer udarbejdes hos virksomheden. Denne person skal forstå strukturen i det firma, hvor han arbejder, samt reglerne for brug af udstyr og alle de tekniske midler, der er nødvendige for at udføre arbejde i arkivet. Derudover er han forpligtet til at kende alle de interne regler og love i organisationen, herunder arbejdsbeskyttelse, brandsikkerhed, rutiner og så videre.

pligter

Jobbeskrivelsen for arkivisten i en budgetinstitution indebærer, at han skal udføre visse funktioner: udføre arbejde i forbindelse med arkivering, bevare dokumentationen, der arkiveres, registrere de modtagne dokumenter, udvikle nomenklaturen og kontrollere rigtigheden af ​​registreringen af ​​filer inden arkivering. Hvis der er et sådant behov, krypterer han lagringsenhederne, systematiserer placeringen af ​​sager og sætter dem i registreringsdatabasen.

Jobbeskrivelsen for arkivaren ved en medicinsk institution antyder, at han skal udarbejde kortfattede beskrivelser af den gemte dokumentation, dens distribution i midlertidige og ubegrænsede enheder. Han skal føre journaler og ødelægge dokumenter på en rettidig måde, hvis holdbarhed allerede er udløbet, og også udvikle et system, hvormed det vil være muligt enkelt og hurtigt at finde det ønskede dokument.

Andre funktioner

Derudover kræver hans jobansvar tilstedeværelse under undersøgelsen for tilgængelighed af dokumenter til videnskab og ikke kun. Han skal sikre, at dokumenterne forbliver intakte og om nødvendigt udføre restaureringsarbejde med dem. Denne specialist sikrer også, at arkiverets lokaler har alle de nødvendige betingelser for normal opbevaring af dokumenter.

Arkiveren skal overvåge gennemførelsen af ​​brandbeskyttelsesreglerne samt bruge moderne tekniske midler til at arbejde med dokumenter. På anmodning af medarbejdere og besøgende i organisationen er han forpligtet til at udstede kopier eller originaler af arkivdokumentation, udarbejde referencer ved hjælp af de tilgængelige oplysninger i arkivet og udarbejde rapporter om hans arbejde.

rettigheder

Jobbeskrivelsen for den medicinske arkivar antyder, at han har visse rettigheder. Han kan anmode om og modtage dokumenter, der vedrører hans arbejde. Om nødvendigt kan han samarbejde med specialister fra andre afdelinger i virksomheden eller fra andre organisationer, hvis dette hjælper ham med at løse hans kompetente problemer. Hvis der er et sådant behov, kan han repræsentere sine virksomheds interesser i andre organisationer i spørgsmål, der direkte vedrører arkivets arbejde.

Et ansvar

Arkiverens jobbeskrivelse antager, at han er ansvarlig for manglen på at udføre sine opgaver og arbejde af lav kvalitet, for at give falske eller forvrængede oplysninger om de udførte opgaver, for at nægte at udføre ordrer fra myndighederne.

Derudover er han ansvarlig for situationer, hvor overtrædelser, sikkerhedsovertrædelser eller andre handlinger, der truer den normale drift af virksomheden blev identificeret, og medarbejderen har ikke underrettet dem og ikke truffet nogen foranstaltninger for at eliminere problemet. Arkiveren er ansvarlig for krænkelse af arbejdsstandarder.

Arbejdsvilkår

Jobbbeskrivelsen for arkivaren antyder, at ledelsen i organisationen skal bestemme timerne for dens arbejde i overensstemmelse med arbejdslovgivningen. I tilfælde af produktionsbehov skal virksomheden give ham en arbejdsplads under hensyntagen til alle normer og standarder samt alt, hvad der er nødvendigt for implementering af forretningsrejser, inklusive lokale. Han har også ret til at underskrive dokumenter inden for sin kompetence.

Konklusion

Det vigtigste dokument, som den specialist, der blev accepteret for denne stilling, skal basere sig på, er arkivarens jobbeskrivelse. Uanset hvilken organisation det arbejder i, falder rettigheder, forpligtelser, funktioner og viden praktisk sammen og kan variere afhængigt af behovene i en bestemt virksomhed og hvilke opgaver ledelsesteamet tildeler sine medarbejdere.

Sådant arbejde kræver opmærksomhed, udholdenhed, viden om sikkerhedsregler for vigtige papirer, viden om vurdering af værdien af ​​visse dokumenter samt evnen til at organisere, hurtigt finde og kryptere dokumenter. En anden vigtig faktor er at arbejde med mennesker, fordi en arkivar erhverv involverer udstedelse og modtagelse af forskellige dokumenter og kontrollerer rigtigheden af ​​dens sammenstilling og ægthed. Kun en opmærksom person, der er klar til at arbejde med en stor mængde information og repræsenterer virksomhedens interesser i andre organisationer, vil være i stand til korrekt og pålideligt at udføre arbejdsopgaver i denne stilling.