Kontorchef - hvem er det? Kontorlederens opgaver

"Plankton", "ledere" - alle disse uvildige definitioner vedrører kontorarbejdernes arbejde. Men er sådan et job så nytteløst? Kontorchef - hvem er det? Hvad er hans ansvar?

Kontorchef - hvem er det?

Ydelsen som kontorchef forveksles ofte med sekretærets erhverv. Men der er stadig en forskel mellem disse specialiteter. Så kontorleder - hvem er det?

Manageren for dette område er en kontorleder eller administrator. Det regulerer kontorarbejde, idet det er en vigtig informativ forbindelse mellem medarbejdere og overordnede, klienter og medarbejdere osv.

Jo mere aktiv en organisations aktivitet er, jo flere problemer har den med daglige små organisatoriske anliggender og dokumentation. Deres implementering og giver en kontorleder.

Han sørger for, at alle aktuelle dokumenter såvel som ordrer fra hans overordnede udføres korrekt. Samtidig skal udøvende ordrer meddeles til medarbejderne i virksomheden til tiden, alle klager fra besøgende skal tages i betragtning, og medarbejdernes forslag skal meddeles myndighederne.

Kontorarbejde såvel som kommunikation i virksomheden falder delvis på skuldrene hos kontorledere.

Arbejdssted og løn

En kontorleder er nødvendig i enhver virksomhed, der har et kontor, en manager og mindst et par ansatte. I små organisationer er listen over ansvarsområder for en sådan specialist meget mindre end for eksempel i et stort selskab. I et stort firma kan der være flere kontorledere, og hver af dem tildeles sin egen afdeling.

Det viser sig, at efterspørgslen efter sådanne specialister er ret stor og muligvis vil fortsætte med at vokse. Men der er praktisk taget ingen karriereudsigter. Især hvis en person ud over kontorledelse ikke længere ejer noget erhverv.

På grund af det faktum, at opgaverne ikke er for komplicerede, er konkurrencen om et job, i det mindste i Rusland, temmelig høj - 6 personer til en ledig stilling. Samtidig er lønnen lav efter kapitalstandarder - 27 tusind rubler.

I kulturhovedstaden - Skt. Petersborg - er sådanne arbejdstageres løn lavere med ca. 5-7 tusind, og konkurrencen er mange gange højere. Jo længere der er til landets periferi, jo lavere er lønnen og jo flere ansøgere til stillingen.

Nødvendige personlige egenskaber

De ordrer, som kontorlederen modtager, har som regel brug for hurtig og hurtig udførelse. Derfor kræves ansøgeren først og fremmest omhu, hurtighed og punktlighed. God hukommelse og koncentration er også vigtig.

Den person, der besidder denne stilling, skal være venlig og omgængelig, fordi han i nogle situationer fungerer som en repræsentant for virksomheden foran klienter.

Kontorlederen skal have en kompetent og logisk struktureret tale samt mestre forretningsetik, da han ofte er involveret i at organisere forretningsforhandlinger og virksomhedsmøder.

Nyttig viden, f.eks. Telefonnummeret til en god elektriker eller en frokostleveringstjeneste, vil heller ikke skade. I mange virksomheder kontrolleres faktisk bestillingen på kontoret såvel som medarbejdernes sæsonfølelse også af lederen.

Væsentlige Office Manager-færdigheder

1. Det første krav til en sådan medarbejder er et godt kendskab til pc'en og internettet. Hvis ansøgeren udover Word og Excel vil eje Photoshop eller Office Picker Manager, er dette en anden grund til at ansætte ham og ikke nogen anden.
2. Høj udskrivningshastighed. Evnen til hurtigt at skrive tekster er en af ​​de vigtigste for en kontorleder.
3. Færdigheder i administrativ ledelse opnået i tidligere job kræves, hvis en person får et job i et stort firma.
4. Papirarbejde færdigheder. Dokumentation er et af de vigtigste ansvarsområder for denne type specialister, så grundlæggende viden er uundværlig.
5. Fortrolig brug af kontorudstyr. Faxer, printere, scannere - alt dette skal være under kontorchefens kompetence.
6. Færdigheder i kompetent og diplomatisk kommunikation. Kontorlederen må ikke kun kommunikere kompetent, han skal være i stand til at løse konfliktsituationer om nødvendigt.
7. Færdighed i et fremmedsprog. I store internationale virksomheder skal kontorlederen være flydende i mindst grundlæggende engelsk.

Generelle bestemmelser i jobbeskrivelsen

Stillingen som kontorchef godkendes af selskabets administrerende direktør. I forskellige virksomheder kan det variere i nogle henseender, men generelt ændrer dets hovedbestemmelser ikke. Det er nødvendigt at gøre dig bekendt med arbejdsinstruktionen, før du underskriver en ansættelseskontrakt, for ikke senere at klage over, at det ikke var en del af dine planer at udføre visse opgaver.

Generelle bestemmelser kan indikere:

• der er ansvarlig for at ansætte kontorlederen;
• der har ret til at befri ham fra hans stilling;
• hvem medarbejderen rapporterer til;
• der rapporterer til kontorlederen;
• der udfører en kontorchef i sit fravær osv.

Normalt rapporterer kontorledere til administrerende direktør. Kontorets administratorer rapporterer kurerer, chauffører, rengøringsmidler osv.

I de generelle bestemmelser kan det også specificeres, hvilken medarbejder med hvilket kvalifikationsniveau der kan accepteres til den beskrevne stilling.

Direkte opgaver

Det næste afsnit i instruktionerne angiver en kontorleders pligter.

For CV'er for ledige stillinger skriver ofte ansøgere i en separat kolonne, hvilket ansvar de udførte på et tidligere kontorjob. Så arbejdsgiveren får mere information om ansøgerens færdigheder.

Hvilke poster kan være et direkte kontoransvar?

1. Overvåger telefonopkald. Medarbejderen skal besvare indgående opkald efter bedste evne, besvare spørgsmål fra modstandere og også informere sine overordnede om de oplysninger, de bad om at videregive.
2. Samling af dokumentation. Opbevaring og bogføring af dokumenter, kontrol af korrespondance, udførelse af ordrer osv. - Dette er kontoransvarets direkte ansvar.
3. Gengivelse af dokumenter. På særlige instruktioner fra chefen udfører medarbejderen kopiering og duplikering af arbejdet.
4. Oprettelse af breve, anmodninger - dvs. Korrespondance med partnere, kunder eller leverandører efter anmodning fra den nærmeste vejleder.

En kontorleders opgaver kan omfatte mindst seks andre typer arbejde. Men i hvert selskab bestemmes belastningen på specialister i denne kategori individuelt.

Office Manager-rettigheder

Enhver instruktion fra en kontorleder inkluderer ikke kun pligter, men også rettigheder.

1. At give komplette oplysninger. For at udføre visse opgaver har kontorlederen ret til at kræve levering af den mængde information, inklusive fortrolig, som han har brug for.
2. Forslag til forsvarlig rationalisering. Hvis det er nødvendigt med henblik på tilrettelæggelse af kontorarbejde, innovationer eller yderligere ordrer fra den generelle direktør, har lederen ret til at tilbyde at introducere dem.
3. Kræv passende arbejdsforhold. Hvis de officielle opgaver ikke kan udføres på grund af manglen på nødvendige betingelser, kan kontorlederen kræve, at de oprettes.
4. Handle inden for kompetencen. Efter at have studeret jobbeskrivelsen har medarbejderen ret til at træffe beslutninger og give ordrer, men kun inden for rammerne af sin kompetence.

Dette er en grov guide til de rettigheder, en kontorleder har. De kan suppleres eller reduceres afhængigt af institutionens specifikationer.

Et ansvar

Office manager er et erhverv, der også indebærer et visst ansvar. Dets omfang og straf for overtrædelse af reglerne bestemmes af hver arbejdsgiver individuelt. De mest almindelige punkter, hvorpå ansvar holdes i jobbeskrivelser, ligner sådan noget.

1. For uagtsom holdning til deres pligter. Uindfri udførelse af ordrer og enhver anden uagtsomhed er medarbejderens skyld, som det er nødvendigt at svare på.
2. Til videregivelse af fortrolige oplysninger. I ansættelseskontrakter og jobbeskrivelser skal du omhyggeligt læse klausulerne om informationers fortrolighed. Til hendes afsløring kan du ofte miste dit job.
3. For krænkelse af kompetence. Handlinger ud over medarbejdernes kompetenceområde er ikke tilladt.
4. For overtrædelse af arbejdsplanen osv. Overtrædelse af arbejdsplanen, brandsikkerhedsregler eller sikkerhedsforholdsregler er også medarbejderens ansvar.

Fordele og ulemper ved erhvervet

Dette erhverv har som mange andre en række fordele og ulemper. Så hvad er fordelene ved at arbejde på kontorsjefen?

Svarene fra arbejdstagere, der arbejder på denne front, vedrører først og fremmest den høje efterspørgsel efter dette erhverv: efter at have fået nogen erfaring på dette område er det ikke vanskeligt at finde et bedre betalt job. De administrative færdigheder, der erhverves i processen, er relevante i hverdagen. Derudover giver dig mulighed for at udvikle dine kommunikationsevner ved at arbejde som kontorleder.

Blandt minusserne er den øgede psykologiske byrde, som medarbejderne oplever, fordi du på en arbejdsdag skal løse mange forskellige problemer. Derudover indlæser ledere ud over direkte opgaver ofte kontorledere med personlige anmodninger og yderligere instruktioner.

Hvor skal man studere erhvervet?

Den kontorleder, som dette er, er klart af ovenstående. Hvor kan man dog lære dette erhverv?

Der er ikke noget specielt fakultet, der kan forberede kontorledere på et universitet. Men ofte ønsker lederen, at en person med videregående uddannelse skal have denne stilling. Hvilken slags uddannelse dette vil være er ikke altid vigtigt - det vigtigste er, at ansøgeren er kandidat fra universitetet. I provinsbyer kan denne holdning indtages, selv efter 9 undervisningsklasser. Hver virksomhed bestemmer individuelt, hvilken kontorsjef det kræver.

Mest af alt vil arbejdsgiveren være interesseret i andre egenskaber ved kandidaten:

• om han har arbejdet inden for dette felt før;
• Hvor godt kendskab til computeren;
• Ved papirarbejde;
• Taler han sprog osv.

Du kan ikke nedsætte en persons kommunikative færdigheder. Hvis alt er i orden i henhold til disse indikatorer, øges chancerne for at få et job.