Hvordan oprettes jobprofiler til at finde værdifulde medarbejdere?

Før hver leder eller HR-chef, før eller senere, bliver spørgsmålet om at udfylde en ledig stilling. At vælge en god specialist er ikke en let opgave. Til dette formål udarbejder ledere ofte jobprofiler, der hjælper dig med at navigere i kravene til ansøgeren.

Definition af et koncept

Jobprofiler er et sæt faglige og personlige kompetencer, som en kandidat til et job skal opfylde. I øjeblikket findes der ingen formaliseret beskrivelse af de egenskaber, som en repræsentant for et bestemt erhverv skal have, og derfor udarbejder ledere disse dokumenter uafhængigt.

Vi kan sige, at stillingen er en slags standard, hvorefter medarbejderen skal udføre sine opgaver. Beskrivelsen skal være detaljeret og vigtigst af alt - realistisk. Dokumentet skal vise følgende hovedelementer:

• stedet og betydningen af ​​positionen i en bestemt virksomheds organisationsstruktur
• funktionelt ansvar, der skal udføres af den medarbejder, der er accepteret for denne stilling;
• en profil, der viser de kernekompetencer, som en kandidat til en stilling skal besidde;
• personlige egenskaber, der er nødvendige for udførelsen af ​​visse opgaver;
• minimumsliste over krav, som organisationen stiller til sine ansatte.

Således kan vi sige, at jobprofiler er et sæt af egenskaber, som en medarbejder skal opfylde. Dette er en specifik standard, der beskriver ansvarsområder samt ansøgerens kvalifikation og personlige parametre.

Hvorfor har jeg brug for jobprofiler

HR-ledere står regelmæssigt over for spørgsmålet om at lukke en ledig stilling. Hvis du ikke har udarbejdet en udtømmende profil for stillingen, skal du ikke fortsætte med det direkte valg af medarbejdere. Dette dokument er et tip, der bruges i følgende tilfælde:

• udvælgelse af kandidater til besættelse af ledige stillinger;
• til certificering af allerede arbejdende personale for at afsløre graden af ​​overholdelse af den stillede stilling (dette gælder også for medarbejdere, der har bestået prøvetiden);
• for at udarbejde planer for personaleuddannelse og avanceret træning;
• hvis du har brug for at oprette en reserve af personale til fremtiden;
• for at planlægge karrierevækst og yderligere promovering af medarbejdere til ledende stillinger i organisationen.

Ofte forveksles jobprofilen for en kandidat til en stilling med jobbeskrivelsen. Den grundlæggende forskel mellem de to dokumenter er, at det andet er udarbejdet på grundlag af lovkrav. Jobbeskrivelse er et generelt dokument, der er forberedt på erhvervet som helhed og ikke for en bestemt medarbejder i en bestemt organisation. Den definerer de vigtigste ansvarsområder og arbejdsvilkår. En jobprofil er et lokalt dokument, der ikke har klare krav til indhold og struktur. Personallederen (eller andre ansatte) sammenstiller den på baggrund af deres egen erfaring eller organisationens generelle praksis.

Professionelle kompetencer

Hver stilling kræver, at en medarbejder besidder visse kompetencer. Dette er kvalifikationsegenskaber, der er nødvendige for udførelsen af ​​visse værker. Så et kompetenceprofil for et indlæg inkluderer normalt følgende poster:

• strategisk tænkning (indebærer evnen til at lave langsigtede planer under hensyntagen til mulige risici og alternative muligheder);
• indflydelse på andre (evnen til at forsvare ens synspunkt samt at overbevise andre om dens rigtighed);
• færdigheder med problemløsning (evne til at reagere tilstrækkeligt på ikke-standardiserede situationer og vanskeligheder samt hurtigt finde måder ud af dem);
• informationssøgning (valg af data og filtrering, evnen til at finde og bruge relevante kilder);
• evne til at arbejde med klienter og modparter (under hensyntagen til interesser, forståelse af psykologi, tilfredsstille ønsker og behov);
• fleksibilitet (hurtig respons og beslutningstagning i overensstemmelse med en skiftende situation);
• fokusere på kvalitet (viden og opfyldelse af alle krav og standarder samt ønsket om kontinuerlig forbedring).

Afhængig af den aktuelle position kan listen over kompetencer udvides eller indsnævres. Den professionelle profil af stillingen indeholder ikke kun krav, men også graden af ​​deres sværhedsgrad (grundlæggende, høj, maksimal). Denne indikator kan bestemmes ved et interview eller gennem specielle psykologiske test.

Hvordan er det samlet

At udarbejde en profil af et indlæg er en temmelig mødelig proces. Nødvendigheden skyldes, at dette dokument giver dig mulighed for at bestemme de parametre, som en værdifuld medarbejder skal have. Efter at have formuleret profilen korrekt, letter HR-personale i høj grad processen med at søge og vælge nye medarbejdere. Når man udarbejder et dokument, er det værd at følge en række henstillinger og regler:

• Postens titel skal være kortfattet og tydeligt afspejle dens essens. Det er også værd at skrive en kort beskrivelse, der indeholder en liste over medarbejdernes hovedansvar. Det kan præsenteres som en liste over opgaver. Dette vil være grundlaget for stillingen.
• Listen over grundlæggende oplysninger om stillingen skal ikke kun omfatte rækkefølgen af ​​arbejde, men også størrelsen på lønnen, som vil være et af de vigtigste punkter i samtalen. Det er også værd at beskrive hierarkiet med underordnelse samt en omtrentlig liste over personer, som den nye medarbejder bliver nødt til at interagere med.
• For at udføre jobopgaver kræves et sæt specifikke kompetencer. Denne liste bør ikke være for omfattende (højst 10 point). Det kan udarbejdes på baggrund af personlig erfaring, teoretisk forskning, observationer af medarbejdere samt en sociologisk undersøgelse. Du kan opdele kompetencer i flere grupper (for eksempel specifikke og virksomhedsmæssige).

Profilen skal være både kort og rummelig. Dette giver dig mulighed for at få omfattende information uden at bruge for meget tid på at behandle dem.

De vigtigste stadier i skabelsen

Udviklingen af ​​en jobprofil inkluderer flere successive faser:

• I den første fase af forberedelsen af ​​dokumentet skal jobbeskrivelser undersøges nøje såvel som alle oplysninger om virksomhedens specifikationer. Du kan gennemføre samtaler med medarbejdere eller en sociologisk undersøgelse ved hjælp af standardiserede formularer.
• Dernæst bestemmes den cirkel af personer, der vil være direkte involveret i arbejdet. Oftest behandler HR-specialister dette spørgsmål. Det er dog også vigtigt at involvere ledere af andre tjenester, som profiler er samlet til. Arbejdet kan udføres sammen eller separat med den efterfølgende integration af resultaterne i et endeligt arbejdsdokument.
• Den tredje fase involverer undersøgelse af virksomhedens organisationsstruktur for at bestemme stedet for en position i det. Underordnede skal identificeres såvel som øjeblikkelige overordnede, til hvem den nye medarbejder vil føre en rapport.
• Det følgende er en detaljeret beskrivelse af det funktionelle ansvar, der svarer til en bestemt position. Grundlaget er ikke kun juridiske handlinger, men også personlig erfaring i en bestemt virksomhed.
• På femte trin skal personalelederen (eller en anden specialist, der er involveret i udarbejdelsen af ​​profilen) bestemme listen over viden og færdigheder, der kræves for at udføre jobopgaver. Det handler om faglige kompetencer.
• Efter at have defineret kompetencer er det vigtigt at distribuere dem i henhold til graden af ​​betydning samt det niveau, på hvilket en specialist skal besidde dem. Dette letter valgprocessen.
• Dernæst skal deltagerne i arbejdsgruppen bestemme, hvilke personlige egenskaber en ansøger til at udfylde en ledig stilling skal have. Undertiden er karaktertræk endnu vigtigere end faglige kompetencer, fordi sidstnævnte kan udvikles, og førstnævnte kan blive en alvorlig hindring for arbejdsprocessen.
• På ottende trin er det nødvendigt at fastlægge de generelle krav til medarbejderen. Normalt er det køn, alder, uddannelsesniveau eller arbejdserfaring og så videre. Det er værd at bemærke, at de to første tegn ikke altid er passende at bruge, fordi loven kan fortolke dem som forskelsbehandling.
• Den sidste fase involverer definitionen af ​​kriterier, i overensstemmelse med hvilken medarbejderens arbejdseffektivitet bestemmes. De kan bruges i prøveperioden eller til periodisk vurdering af kvaliteten af ​​arbejdskraft hos eksisterende arbejdstagere.

Det er værd at bemærke, at denne algoritme ikke er obligatorisk for overholdelse i alle organisationer. Afhængig af virksomhedens størrelse såvel som dets specifikationer i dens organisationsstruktur, kan nogle trin gå glip af, og yderligere trin kan også introduceres.

Prøvesamling

I øjeblikket er der ingen samlet form, i overensstemmelse med hvilken en profil af kravene til stillingen vil blive udarbejdet. Og erhvervene i hver virksomhed kan have specifikke krav. Ikke desto mindre har HR-ledere allerede udviklet en bestemt praksis, i overensstemmelse med hvilken en jobprofil udarbejdes. En prøve kan se sådan ud:

• jobtitel i henhold til bemandingstabellen;
• kort beskrivelse (hvad medarbejderen skal gøre);
• væsentlige betingelser (arbejdsplan, aflønningsniveau osv.);
• krav stillet til ansøgeren for stillingen (uddannelsesniveau, erhvervserfaring inden for et bestemt felt, visse særlige færdigheder)
• udvidet liste over jobansvar;
• virksomhedskompetencer, som en potentiel medarbejder i en bestemt organisation skal besidde;
• psykologiske test og andre metoder til vurdering af medarbejderens overholdelse af en bestemt position.

Dette er en omtrentlig skabelon. Oftest er dette strukturen i jobprofilen. Prøven kan udvides eller indsnævres, afhængigt af organisationens struktur. Yderligere parametre kan også indtastes for specifikke stillinger.

HR-profil

Personalechefen er en af ​​de mest ansvarlige positioner i virksomheden, fordi den kvalitative sammensætning af medarbejdere afhænger af denne medarbejder. Derfor stilles der særlige krav til personaleansvarlige, hvilket afspejles i et sådant dokument som stillingen. En prøve kan være som følger:

• arbejdsevne med mennesker (personalelederen skal have kommunikation og løse tvister);
• hurtig involvering (HR-specialist bør ikke være ligeglad, han skal have interesse i at løse visse problemer);
• tage initiativ i spørgsmål, der vedrører forbedring af personalets struktur og kvalitet;
• åbenhed for kommunikation (denne kvalitet er nødvendig i betragtning af positionens specifikke træk);
• entusiasme i at løse aktuelle problemer;
• positiv stemning, der overføres til alle andre medlemmer af teamet;
• evne til at føre en samtale (det er lederen, der spiller den førende rolle i samtalen med potentielle og reelle medarbejdere);
• ledelsesevner;
• offentlige talefærdigheder (til at præsentere rapporter og rapporter til den øverste ledelse samt gennemføre seminarer for underordnede);
• ikke-standardtænkning til at tage kreative beslutninger i nødsituationer;
• oratoriske færdigheder, overtalelsesevne af udsagn;
• tænkningshastighed og hurtighed i handlinger;
• evne til at tilpasse sig skiftende forhold (såvel som at hjælpe nyansatte medarbejdere);
• manglende frygt for risiko (denne egenskab skal være moderat udtalt);
• uafhængighed i beslutningsprocessen;
• evnen til at eksperimentere og finde nye tilgange til ledelse;
• en sans for humor, der hjælper med at annullere stressende og stressende situationer.

Profilen for stillingen som den leder, der er ansvarlig for valg af personale, skal udarbejdes med særlig omhu, fordi denne position er en af ​​nøglerne i enhver virksomhed. En person, der ansøger om denne stilling, skal overholde kravene fuldt ud, fordi det er på hans skuldre, at ansvaret for personaldannelsen hviler.

Krav til salgschef

Ofte kan du møde en sådan ledig stilling som salgschef. På trods af at mange unge starter deres karriereveje med lignende arbejde, stilles der ganske alvorlige krav til ansøgere allerede på dette tidspunkt. En typisk profil for en salgsdirektørstilling er som følger:

• parathed til konstant kommunikation med en lang række mennesker (leverandører, kunder, kunder osv.);
• evne til hurtigt at træffe beslutninger efter forhandlinger med modparter;
• evnen til at opretholde en optimistisk stemning i samtalen samt skabe en atmosfære af tillid;
• tænkningskreativitet (vigtig i præsentationen af ​​produktet);
• evnen til at rationelt organisere din tid (da arbejde involverer mange daglige møder og forhandlinger);
• diplomatisk tone i kommunikation med entreprenører og kunder;
• følelsesmæssig balance, evnen til at forblive rolig i stressede situationer, samt hurtigt finde en vej ud af konflikter;
• evnen til at finde et fælles sprog med forskellige typer personligheder;
• loyalitet over for det produkt, der sælges.

Det er værd at bemærke, at der gives en meget omtrentlig profil af stillingen. Et eksempel kan udvides eller forkortes efter behovene i en bestemt organisation.

Grundlæggende tilgange til jobprofil

Udviklingen af ​​en jobprofil kan udføres i overensstemmelse med to hovedmetoder:

• Situationsmetoden indebærer, at dokumentet udarbejdes på nødsituation, når det haster med at lukke en ledig stilling. Da tiden er meget begrænset, udarbejdes dokumentet meget omtrent, hvilket kun angiver de mest basale krav til en potentiel medarbejder. I fremtiden kan dette emne tjene til at danne en fuld profil.
• Den metodologiske tilgang indebærer grundigt arbejde, som et resultat, hvor der udvikles klare træk ved stillingen, nødvendige kompetencer, personlige kvaliteter og funktionelle ansvarsområder. Det vil indeholde alle de omfattende oplysninger, og derfor betragtes det som et arbejdsdokument ved søgning og udvælgelse af personale. Idet organisationen gennemgår nogen reformer, vil profilen også gennemgå ændringer.

fund

Det er værd at bemærke, at for vellykket udvælgelse af personale er det vigtigt, at positionsprofilen udarbejdes hos virksomheden. Det er ret vanskeligt at give et eksempel på et samlet dokument, da dette spørgsmål ikke er lovreguleret, men forbliver efter virksomhedsledernes skøn.

Profilen er et af de vigtigste værktøjer, der bruges til valg af kandidater til en bestemt ledig stilling. Derudover kan der i overensstemmelse med dette dokument udføres periodisk certificering af personale eller verifikation baseret på resultaterne af prøveperioden. Afhængigt af undersøgelsesresultaterne kan der identificeres anvisninger til forbedring af kvalifikationsniveauet.

Når man udarbejder en profil, kan en af ​​to tilgange anvendes. En situation opstår, når det haster med at lukke en ledig stilling. I dette tilfælde kan jobbeskrivelsen udarbejdes meget omtrent som kun angiver de vigtigste egenskaber. Hvis vi taler om den metodologiske tilgang, udvikles der et grundigt detaljeret dokument, der konstant bruges i praksis med valg af personale.

Den typiske proces med at udvikle en jobprofil involverer at gennemgå flere successive faser. Til at begynde med studerer vi erhvervets karakteristika såvel som kravene til det stillet ved lovgivningsmæssige retsakter. Det er også nødvendigt at danne en gruppe af kompetente specialister, der vil deltage i forberedelsen af ​​dokumenter. Profilen udarbejdes under hensyntagen til virksomhedens organisationsstruktur, og derfor bør den også undersøges nøje. Hoveddelen af ​​dokumentet er en beskrivelse af en potentiel medarbejders jobansvar samt krav til kompetencer. Det er også værd at være opmærksom på personlige egenskaber (omgængighed, stressmodstand osv.).