Dokumentstrøm er en vigtig komponent i aktiviteten og et uundværligt ledelseselement for enhver institution, organisation, virksomhed. Forretningspapirer skal være korrekt sammensat, opbevares systematisk og optimalt flyttet. Med udviklingen af økonomien stiger informationsstrømme og antallet af dokumenter på alle områder af menneskelig aktivitet. Derfor vokser i dag efterspørgslen efter et ret nyt erhverv - en dokumentleder.
Hvem er en dokument manager
En dokumentspecialist er en specialist, der beskæftiger sig med registrering og bogføring af dokumentation. Relaterede erhverv er sekretær, arkivar, kontorist.
Ledelsens administrative dokumenter skal udarbejdes korrekt i overensstemmelse med standarderne og bringes til medarbejdernes opmærksomhed, og netop dem, som ordrene var beregnet til. Dokumenter har en tendens til at være forældede og ikke i omløb. I dette tilfælde skal de sorteres i overensstemmelse med lovgivningsmæssige handlinger om journalføring og placeres i arkivet. Alt dette gøres af en dokumenthåndterer.
Dokumentspecialistens jobansvar kan virke kedeligt. Men dette er kun ved første øjekast. Gennem hænderne på en dokumenthåndterer, især hvis han er den eneste, der er ansvarlig for dokumenthåndtering i virksomheden, går alle informationsstrømme igennem, han kan spore arbejdet i alle afdelinger og forstå mekanismerne for aktivitet og udvikling af virksomheden.
I store organisationer er specialisterne inden for arbejde med dokumenter normalt opdelt: design, registrering, indlæsning i en elektronisk database, udførelseskontrol, opbevaring udføres af forskellige mennesker og endda hele afdelinger.
Hvad en dokumenthåndterer har brug for at vide
For korrekt at udarbejde dokumenter, hvor oplysningerne præsenteres kort, klart og tydeligt, skal en specialist kende formålet og formerne for udarbejdelse af alle typer dokumenter. For at vide, hvordan et juridisk bindende dokument ser ud, skal det eje det grundlæggende i loven.
Da de fleste af dokumenter i dag er gemt på elektroniske medier, og der er behov for en computerudveksling af information, skal dokumenthåndteringsspecialisten forstå softwaren. Han skal oprette elektroniske databaser og være i stand til at kommunikere med personale, der betjener automatiserede systemer til oprettelse, opbevaring og transmission af dokumenter.
Hvis du vil gemme dokumenter i arkivet, skal en specialist kende visse regler og specifikationer. Formål med dokumenter og deres fortrolighed, vilkår, opbevaringsbetingelser - i henhold til disse kriterier skal du sortere dokumenterne i arkivet og derefter oprette et effektivt søgesystem.
Dokumentationsansvar
Jobansvar for en dokumentleder i en institution inkluderer
- udarbejdelse, bogføring, opbevaring og kontrol af dokumenter;
- systematisering af arbejdsgangen og sikring af bevægelse af dokumenter
- Organisering af optimal dokumentstrøm inden for organisationen
- opbevaring af organisation og udvikling af dokumentationsklassifikatorer
- sortering, undersøgelse af værdi og overførsel til arkivet med dokumenter med udløbet gyldighed;
- strømline af indgående dokumentation;
- udvikling af standardformularer og arkark
- oprettelse af dokumentbaser med oprettelse af registreringsnumre og indekser og elektroniske lageradresser;
- forberedelse af nødvendigt materiale til møder, forhandlinger og møder.
Den førende dokumentleder udfører de officielle opgaver, faktisk, det samme, men med en større andel af ansvaret, plus giver opgaver til lavere ansatte.
Jobansvar for en dokumentleder i en uddannelsesinstitution
En dokumentforvalter ved en uddannelsesinstitution bør kende lovgivningen i Den Russiske Føderation ”On Education” blandt andre lovgivningsmæssige handlinger. Da børnehaver og skoler har et begrænset personale, kombinerer en dokumentleder en pligt som sekretær, en kontorist og en personalearbejder ved de metodologiske henstillinger til arbejde med dokumenter i uddannelsesinstitutioner (brev fra den russiske føderations uddannelsesministerium af 02.12.2000 nr. 03-51 / 64).
Dokumentlederens opgaver i en børnehave inkluderer blandt andet udarbejdelse af ansættelseskontrakter med ansatte og udførelse af personlige filer og opbevaring af en børnebog. Han arbejder også med en militær registreringskontor og vedligeholder passende dokumentation, hvis der er militært ansvarlige ansatte i institutionen.
Dokumenthåndtereren supplerer de officielle opgaver på skolen ved at udarbejde udkast til administrative dokumenter om bevægelse af kontingenten og udfylde personlige filer, opbevare en alfabetisk bog om studerende og tage hensyn til skolearbejdningstider, behandle og behandle overførslen af elevernes personlige filer til arkivet.
Højere uddannelsesinstitutioner udfører ikke kun uddannelsesaktiviteter, men også videnskabelige.
Dokumentforvalteres pligter på et universitet gør, at en specialist i det mindste generelt forstår profilen for et bestemt fakultet, fordi han er nødt til at forberede dokumenter til møder og møder og holde deres referater og telefonsamtaler på vegne af dekanen.
Personlige egenskaber hos en dokumenthåndteringsspecialist
Opmærksomhed er den vigtigste kvalitet hos en specialist i at arbejde med dokumenter. Nøjagtighed, nøje og ansvar supplerer listen over personlige egenskaber, der er nødvendige for at arbejde med forretningsdokumenter. Fejl i data, overtrædelse af loven, tab af dokumenter kan koste virksomheden meget ved indgåelse af en kontrakt eller personalerevision.
Mængderne af information, som en dokumentadministrator arbejder med, kræver god hukommelse.
For at arbejde på ethvert felt har han brug for udholdenhed og læseevne, når han arbejder med papirer og inden for personalestyring - og organisatoriske evner, kreativitet og kommunikationsevner.
Det er nødvendigt at indstille de rigtige mål og arbejde med virksomhedens struktur, de såkaldte iværksætterkvaliteter, for at dokumentlederen kan organisere den optimale arbejdsgang og klassificering.
Ofte hos små firmaer fungerer dokumenthåndtereren alene. Selvorganisation, disciplin og selvkontrol hjælper med at organisere effektivt arbejde.
Dokumentationskrav
En solid lovgivningsmæssig ramme for dokumentstyring kræver uddannelse. Derfor kræves det ved ansættelse et eksamensbevis fra en videregående uddannelsesinstitution eller en sekundær specialuddannelsesinstitution i specialiteterne "Dokumentation", "Dokumentationsstøtte til en virksomhed". Der er også relaterede specialiteter: "Dokumentationsstøtte i retspraksis" eller "Informationssupport til en virksomhed".
Lovgivningsmæssige og vedtægter, administrative, normative og vejledende dokumenter fra højere organer i forbindelse med arbejdsgang er generelle krav til dokumenter, som en dokumentleder skal kende. Jobansvar kræver viden eller i det mindste deres grundlæggende om metoderne til analyse, forskning, design, implementering og udvikling af dokumentationssystemer, om design og drift af automatiserede kontrolsystemer; organisering af arkivering og grundlæggende programmering.
Fordele og ulemper ved erhvervet som dokumentforvalter
Dokumenthåndtereren er universel. Et eksamensbevis og viden i specialiteten gør det muligt for kandidaten at arbejde i enhver organisation, fordi arbejdsgangen er overalt. Dette er den største fordel ved erhvervet.
Den anden fordel kan betragtes som muligheden for at arbejde som administrator, arkivar, kontorist, assisterende sekretær, kontorsjef, assisterende manager og ikke kun en dokumentforvalter.
Det tredje plus er, at til trods for det tilsyneladende rutinearbejde arbejde er dokumenthåndtereren centrum for informationsstrømme i organisationen og ejer næsten alle dets hemmeligheder. Nogle gange er han udover den øverste ledelse den eneste ejer af disse hemmeligheder.
Arbejdserfaring og iværksætterånd giver dokumentlederen mulighed for at organisere sin egen virksomhed til levering af informationstjenester, hvis det ønskes.
Fordelene ved erhvervet inkluderer arbejde på kontoret under gode forhold, uanset virksomhedens profil og en streng arbejdsplan.
Ulemperne ved dokumentarfaget er ensartethed og vigtigst af alt et stort ansvar.
Hvor kan en dokumenthåndterer arbejde?
Da dokumentledere, der har fået en uddannelse i deres profil, kan arbejde med alle typer dokumenter (regnskab, personale, videnskabelig og teknisk), kan de være efterspurgt i forskellige organisationer:
- i myndigheder, både lokale og statslige;
- i afdelingsledelsesorganer
- i arkiv- og dokumentartjenester for ingeniørvirksomhed og design, forskningsinstitutioner, sundhedsydelser, arkivering, bibliotek og museum, retshåndhævelsesstrukturer;
- i administrative tjenester og afdelinger af kommercielle strukturer: papirarbejde, kontorledelse, personalestyring;
- inden for udvikling af informationssystemer, dokumentationsrådgivning, revision af informationssikkerhed.
Karrierevækst for en dokumentleder afhænger af arbejdsstedet. I store strukturer kan han rejse sig til lederen af anliggender, i små - til assistentlederen. Højdepunktet i en dokumenthåndteringskarriere kan betragtes som forberedelse af dokumenter til regeringen og præsidenten for Den Russiske Føderation.
